Fire trin, samme rækkefølge hver gang
Et holdingselskab træffer få beslutninger om året, og netop derfor er der ingen rutine at falde tilbage på. Rækkefølgen herunder er skrevet ned og bliver fulgt, uanset hvor lille sagen er.
Rutine, der ikke kan opstå af sig selv
I en virksomhed med daglig drift bliver arbejdsgange til vaner. Et holdingselskab har ikke den mulighed. Der kan gå måneder mellem to beslutninger af betydning, og når den næste kommer, husker ingen præcis, hvordan den forrige blev håndteret. Resultatet bliver, at hver sag tilrettelægges forfra, og at dokumentationen ser forskellig ud fra gang til gang.
En fast rækkefølge løser det. Den er ikke bureaukrati for sin egen skyld — den er en erstatning for den rutine, selskabet ikke har. Den koster nogle minutter i den enkelte sag og sparer timer den dag, nogen skal forstå sagen bagefter.
Fire trin
Afgrænsning
Sagen beskrives med få linjer: hvad drejer den sig om, hvem er part i den, og hvilken frist er der. Her afgøres også, om sagen hører hjemme i holdingselskabet, i et datterselskab eller hos en ekstern rådgiver. Det spørgsmål er billigst at stille først.
Grundlag
Vedtægter, tidligere referater og relevante aftaler læses igennem. Det, der er kendt, skrives ned, og det, der er antaget, markeres som antagelse. Mangler et dokument, står det på listen frem for at blive erstattet af en erindring.
Form
Nogle beslutninger kan træffes af ledelsen, andre kræver generalforsamling, og enkelte kræver vedtægtsændring. Formen fastlægges, inden beslutningen træffes. En rigtig beslutning truffet i den forkerte form skal ofte træffes om.
Registrering
Referat, bilag og eventuelle registreringer hos Erhvervsstyrelsen håndteres i samme ombæring og lægges sammen med resten af sagen. Sagen er først afsluttet, når den kan læses i sammenhæng af en, der ikke har deltaget.
Fem punkter i hvert notat
Dokumentationen behøver ikke være lang. Den skal være fuldstændig på fem punkter, og de fem punkter er de samme uanset sagens størrelse. Erfaringen er, at det er den manglende dato og det manglende navn, der volder besvær senere — ikke den manglende udførlighed.
Notatet skrives samtidig med beslutningen. Et notat, der skrives om torsdagen om en beslutning fra mandagen, indeholder allerede en fortolkning. Det er sjældent en fordel.
Et notat, der fortier sin egen tilblivelse, er mindre værd end et, der ikke gør.
- Dato for beslutningen — ikke for notatet.
- Form — ledelse, generalforsamling eller vedtægtsændring.
- Deltagere og hvem der har truffet beslutningen.
- Grundlag — hvilken bestemmelse eller aftale den hviler på.
- Næste skridt med navn og dato, hvis der er et.
Hvor lang tid det tager
Rækkefølgen ser tung ud på skrift. I praksis fylder den lidt. En almindelig sag — en ændret adresse, en udlodning fra et datterselskab, en opdatering af ejerbogen — kommer igennem alle fire trin på under en time, fordi tre af dem består i at læse noget, der allerede findes, og skrive fem linjer ned.
Det, der tager tid, er trin to, når grundlaget ikke er samlet. Skal en gammel aftale først findes frem, eller er et referat aldrig blevet skrevet, bliver den enkelte sag pludselig til et oprydningsarbejde. Det er derfor, trin fire ikke er valgfrit: hver sag, der afsluttes ordentligt, gør den næste kortere.
Der er også sager, hvor rækkefølgen brydes, fordi en frist er tæt på. Så træffes beslutningen først og dokumentationen skrives umiddelbart efter — men det noteres, at det skete i den rækkefølge.
Når noget alligevel går galt
- Forholdet konstateres skriftligt med dato.
- Konsekvensen beskrives, før den vurderes.
- Ekstern rådgivning indhentes, når spørgsmålet kræver det.
- Notatet bevares, også efter at forholdet er rettet.
Frister bliver overskredet, bilag forsvinder, og beslutninger bliver truffet i en form, der viser sig ikke at holde. Det sker i alle selskaber. Forskellen ligger i, hvad der sker bagefter.
Fremgangsmåden er den samme: forholdet konstateres skriftligt med dato, konsekvensen beskrives, og der træffes beslutning om, hvad der skal gøres. Er der behov for ekstern rådgivning, indhentes den frem for at blive gættet. Notatet bliver liggende sammen med sagen — også når forholdet er bragt i orden.
Har du en sag, der skal igennem den rækkefølge?
Skriv den med få linjer. Så svarer vi på, hvor den hører hjemme, og hvad der er det næste skridt.