Hvem ejer hvad, hvornår blev det erhvervet, og på hvilket grundlag

Ejerbogen, registreringen af reelle ejere og oversigten over selskabets egne kapitalandele — ført når noget sker, ikke ved årets udgang.

Skriv om dette felt Alle felter

Set over skulderen på en person i mørk blazer, der sidder ved et skrivebord og vender et blad i en mappe; kun underarme og hænder er i billedet, og lyset kommer fra en lampe til venstre

Grundlag

Ejerbogen er grænsen mellem hvad man mener og hvad der gælder

Et anpartsselskab skal føre en ejerbog over samtlige kapitalandele. Det følger af selskabsloven, og kravet gælder uanset hvor få ejere selskabet har. Ejerbogen skal indeholde navn og adresse på hver kapitalejer, antallet af andele og datoen for erhvervelsen — og den skal opdateres, når der sker ændringer, ikke ved årets udgang.

I praksis er ejerbogen det, alt andet hænges op på. Skal en overdragelse dokumenteres, en udlodning beregnes eller en post værdiansættes til årsrapporten, er det ejerbogen, der afgør, hvem der ejede hvad på et givet tidspunkt. Er den ikke ført løbende, bliver alle tre opgaver til et rekonstruktionsarbejde — og det foregår som regel under tidspres.

Ud over selskabets egen ejerbog føres en oversigt over de kapitalandele, E.K.O. HOLDING ApS selv ejer i andre virksomheder: hvornår posten er erhvervet, på hvilket grundlag, og hvad der er aftalt om den. Oversigten henviser til de underliggende aftaler frem for at gengive dem, så der kun findes én gældende version af hver aftale.

Navn og adresse på hver kapitalejer.
Antal andele og eventuel klasse.
Erhvervelsesdato for hver post.
Løbende ændringer — ikke opsamlet til årsskiftet.
Henvisning til den aftale, ændringen hviler på.

Registrering

Reelle ejere er en pligt for sig

Ud over ejerbogen skal danske selskaber registrere deres reelle ejere i Erhvervsstyrelsens register. Det er en selvstændig pligt, og den er ikke opfyldt, blot fordi ejerbogen er ført korrekt. Registreringen skal ajourføres, når forholdene ændrer sig, og selskabet skal opbevare dokumentation både for de registrerede oplysninger og for de forsøg, der er gjort på at identificere ejerne.

Når en ejerandel skifter hænder, sættes derfor tre ting i gang samtidig: ejerbogen opdateres, det vurderes om registreringen af reelle ejere skal ændres, og den underliggende aftale lægges sammen med de øvrige bilag for posten. Rækkefølgen betyder mindre end at alle tre bliver håndteret i samme ombæring.

Manglende eller forældet registrering er ikke en formalitet uden konsekvens. Erhvervsstyrelsen kan kræve forholdet bragt i orden, og i grovere tilfælde kan et selskab tvangsopløses. Derfor ligger opgaven i årshjulet frem for i hukommelsen.

Årsrapport

Grundlaget skal ligge klar, før revisor spørger

Seneste godkendte årsrapport for den underliggende virksomhed.
Oversigt over udlodninger og kapitalændringer i året.
Notat om væsentlige begivenheder efter balancedagen.
Henvisning til den valgte indregningsmetode i regnskabspraksis.

Kapitalandele i dattervirksomheder og associerede virksomheder skal indregnes i årsrapporten efter årsregnskabsloven. Hvilken metode der bruges, afhænger af forholdet mellem selskaberne og af det valg, der er truffet i regnskabspraksis. Valget skal være konsistent fra år til år, og skifter man metode, skal det oplyses.

Det praktiske arbejde består i at have grundlaget klar, inden årsafslutningen går i gang. Er materialet først samlet, når revisor spørger, bliver afslutningen længere end nødvendigt — derfor lægges det til side løbende, efterhånden som det bliver tilgængeligt.

Et bilag, der først findes frem, når nogen spørger, koster mere end det er værd.

Grænse

Hvad feltet ikke omfatter

Selskabet holder styr på sine egne ejerandele og fører sin egen ejerbog. Det udfører ikke tilsvarende opgaver for andre og påtager sig ikke ansvaret for tredjeparters registreringer.

Vurderingen af, om en påtænkt transaktion er hensigtsmæssig skattemæssigt eller juridisk, ligger hos rådgivere med den fornødne autorisation. Selskabet forbereder grundlaget og træffer beslutningen, men indhenter rådgivningen udefra, når spørgsmålet kræver det.

Fører ikke ejerbog for andre selskaber.
Yder ikke selskabsretlig eller skattemæssig rådgivning.
Udarbejder ikke årsrapporter for tredjemand.
Formidler ikke køb og salg af kapitalandele for andre.

Svar

Spørgsmål om feltet

Navn og adresse på hver kapitalejer, antallet af kapitalandele og datoen for erhvervelsen. Ejerbogen skal opdateres, når forholdene ændrer sig.

Nej. Ejerbogen er selskabets eget register. Registreringen af reelle ejere sker særskilt i Erhvervsstyrelsens register og er en selvstændig pligt med egne dokumentationskrav.

Når selskabet får kendskab til ændringer i de registrerede forhold. Selskabet skal desuden opbevare dokumentation for oplysningerne og for forsøgene på at identificere ejerne.

Nej. Selskabet erhverver alene kapitalandele for egen regning og risiko.

Grundoplysninger om danske selskaber — navn, adresse, ledelse og offentliggjorte årsrapporter — er offentligt tilgængelige i Det Centrale Virksomhedsregister hos Erhvervsstyrelsen. Søg på CVR-nummeret.

Videre