Ejerforhold
Hvad selskabet ejer, hvornår det blev erhvervet, og på hvilket grundlag. Ejerbog og reelle ejere ført løbende.
Læs om feltetTre felter, tre bilagsspor
Ejerforhold, midler og drift. Herunder står, hvad hvert felt dækker, hvorfor grænserne mellem dem holdes skarpe — og hvad der ligger uden for dem alle tre.
Hvorfor tre
Grænserne følger loven, ikke smagen
Et holdingselskab kan i princippet behandles som én kasse. I praksis bliver det uoverskueligt. Kapitalandele følger selskabslovens regler om ejerbog og registrering af reelle ejere. Frie midler følger den ramme, ejerkredsen har vedtaget. Driften følger bogføringsloven, årsregnskabsloven og en kalender. De tre ting har forskellige frister og forskellige former for dokumentation.
Opdelingen er altså ikke en intern smagssag. Den følger de love, der stiller kravene, og det er grunden til, at den holder, når nogen udefra skal orientere sig. Når revisor eller en myndighed spørger, spørger de næsten altid inden for ét felt ad gangen: hvordan er posten indregnet, hvornår blev ejerskabet ændret, hvornår blev årsrapporten godkendt.
Prisen for opdelingen er, at et forhold, som berører flere felter, skal noteres flere steder. Det tager minutter, når rækkefølgen er kendt på forhånd, og det er billigere end den situation, hvor ejerbogen siger ét, bogføringen noget andet, og referatet ikke nævner forholdet.
Reglerne er heller ikke afhængige af beløbets størrelse. En overførsel på nogle få tusinde kroner bliver dokumenteret på samme måde som en overdragelse af en kapitalpost, fordi det er den manglende dokumentation af de små forhold, der senere gør de store svære at forklare.
Felterne
De tre felter
Midler
Grænsen for, hvad de frie midler må placeres i. Rammen er skrevet ned og gennemgås én gang om året.
Læs om feltet
Drift
Bogføring, generalforsamling, årsrapport og registreringer — hver med en intern dato før den lovbestemte.
Læs om feltet
Fælles
Fem regler på tværs
Uanset felt gælder de samme grundregler. De er ikke opfundet til lejligheden — de følger af dansk selskabs- og regnskabslovgivning og af, at et holdingselskab typisk skal kunne redegøre for dispositioner flere år tilbage.
Et forhold anses ikke for afsluttet, fordi det er ekspederet. Det er afsluttet, når det er skrevet ned et sted, hvor det kan findes af en, der ikke ved, at det findes.
- Ét bilagsspor. Hvert forhold har ét sted, hvor bilagene ligger.
- Dato og form. Beslutningens dato og beslutningsformen fremgår altid.
- Årlig gennemgang. Rammer og oversigter læses igennem én gang om året.
- Intet mundtligt. Væsentlige forhold findes på skrift eller findes ikke.
- Dansk. Dokumentationen føres på dansk, så revisor og myndighed kan læse den.
Bevægelse
Hvordan et forhold flytter sig mellem felterne
Et forhold begynder sjældent i ét felt og bliver dér. En ny ejerandel er først en beslutning om ejerskab, dernæst en postering i bogføringen, og til sidst et punkt på næste generalforsamling. En udlodning fra et datterselskab er først et beløb, der skal registreres, og dernæst likviditet, der skal placeres inden for rammen.
Derfor bliver et forhold ikke lukket i ét felt, før det er noteret i de øvrige, det berører. Det tager i praksis få minutter, fordi rækkefølgen er kendt på forhånd. Alternativet er den situation, hvor tre kilder siger tre forskellige ting om det samme forhold — og hvor ingen af dem er forkert nok til at være åbenlyst forkert.
Grænserne er ikke vægge. De er der, hvor et forhold skal skrives ned én gang til.
- Ny ejerandel: ejerbog, bogføring, generalforsamling.
- Udlodning: registrering, likviditet, ramme.
- Vedtægtsændring: referat, indsendelse, gennemlæsning af rammer.
- Adresse- eller ledelsesændring: registrering og kontrol af øvrige oplysninger.
Uden for
Det ligger uden for felterne
- Investeringsrådgivning eller porteføljepleje for andre.
- Revision, erklæringsopgaver og tredjeparts årsrapporter.
- Skatterådgivning og repræsentation over for Skattestyrelsen.
- Juridisk rådgivning og procesførelse.
- Formidling, tegning eller udbud af værdipapirer.
Der er opgaver, som ligner selskabets arbejde, men som ligger uden for det. De kræver en tilladelse eller autorisation, selskabet ikke har, og de bliver ikke påtaget — heller ikke i enkeltstående tilfælde.
Har du brug for en af dem, kan du kontakte en advokat, en registreret eller statsautoriseret revisor eller en virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.
Kontakt
I tvivl om, hvilket felt dit spørgsmål hører under?
Skriv det med dine egne ord. Vi finder ud af, hvor det hører hjemme, og svarer eller henviser videre.